A Importância de Planejar e Gerenciar
Meu objetivo neste artigo é explanar um pouco sobre a importância do planejamento e gerenciamento de todas as atividades que executamos no dia-a-dia profissional/familiar e desenvolver a consciência de elaboração de planejamentos com maior atenção e com base em informações, utilizando para isso técnicas e meios que auxiliem no sucesso e consequentemente em um maior índice de acerto.
Inovar está diretamente ligado ao conceito de planejar, ou seja, criar algo novo ou melhorar algo já produzido deveria envolver um planejamento, um projeto.
Cada vez mais, o volume de informações disponíveis tem crescido de forma exponencial fazendo com que a a sua gestão seja uma tarefa mais complicada e imprescindível. Quando não há planejamento torna-se difícil a tomada de decisão. Imagine um barramento de serviço coletando informações de mídias sociais e extraindo informações relativas aos atletas dos jogos olímpicos e comparando com o perfil pessoal de cada atleta, exportando um gráfico com o nome dos atletas e a quantidade de mensagens relacionadas.
Diante de um século que está cedento por informação e necessita cada vez mais de agilidade na troca de dados, o governo e as empresas públicas e privadas são o alvo de empresas fornecedoras de serviços e produtos que precisam planejar com qualidade, cuidando para que não haja alterações de escopo, prazo e custo e que sejam cobrados valores justos. Afinal, quem paga a conta somos nós!
Não obstante, é comum observarmos alterações de escopo e prazo nos projetos de TI por diversos motivos como:
O gestor da empresa deve ficar atento as mudanças da empresa e ter cuidado especial com a área de Base de Dados.
- falta de gestão;
- falta de preparo dos profissionais envolvidos;
- falta de clareza no entendimento do negócio;
- projetos mal escritos, "assassinos da língua portuguesa e das regras gramaticais" e dentre outras...
Alguns projetos na área de TI não alcançam seus objetivos e consequentemente o sucesso por causa de problemas relacionados ao seu gerenciamento.
Precisamos Planejar e gerenciar, conforme o PMBOK, gerenciamento de projetos:
"é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos" e escopo do projeto é o "trabalho a ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas".
Fica um pergunta: Será que estamos fazendo o nosso trabalho com qualidade, planejamento e gerenciamento, respeitando normas e regras?
Portanto, planejar é imprescindível e, segundo Vieira:
"o processo de planejamento define e refina os objetivos e as escolhas das melhores alternativas de ação para atingir os objetivos propostos pelo projeto".
Com a prática rotineira e sistêmica do planejamento em projetos de TI podemos identificar benefícios significativos, criar uma série de vantagens competitivas agregadas ao negócio e identificar novas oportunidades de negócio.
Alguns benefícios são:
- Soluções com tecnologia mais atual e maior qualidade;
- Redução de gastos desnecessários, duração do projeto e qualidade superiores;
- Maior rentabilidade;
- Reutilização de módulos em outros projetos e
- Clientes satisfeitos.
Lembre-se: Execute sua atividade com qualidade pois o retrabalho torna a atividade muito mais cara.
Um conjunto de metodologias, normas e ferramentas foram pensadas para nos auxiliar e minimizar as dificuldades na hora do planejamento, como por exemplo: Gestão da Informação, Sistemas de Informação, Pesquisas, Questionários, Opinião Especializada, Modelagem de Negócios, Benchmarking, ITIL, Análise de Pontos de Função e Lições Aprendidas.
Gestão da informação é uma das primeiras atividades a ser executada quando não há controle na elaboração de planejamento. Veja:
"é o processo que consiste nas atividades de busca, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações independentemente do formato ou meio que se encontra."
CRUZ (2002)
Planejar e gerenciar não é uma tarefa do outro mundo, se você não tem conhecimento profundo sobre as questões explanadas anteriormente, utilize uma planilha eletrônica e registre suas atividades, mensure tempo, pense nos custos envolvidos.
A prática fará, com o tempo, a excelência!
Não se esqueça, a base de tudo é a disposição em registrar, armazenar e distribuir tais informações. A partir desse momento é possível criar uma base histórica e através de estatísticas, comparações e análises chegar a previsões mais fundamentadas.
REFERÊNCIAS
Project Management Body of Knowledge - PMOBK Guide. 3ª Edição 2004.
VIEIRA, Marconi Fábio. Gerenciamento de Projetos de Tecnologia da Informação. 2ª Edição.
HARRINGTON, H. J. Aperfeiçoando Processos Empresariais. Makron Books. 1ª Edição 1993.
TURBAN, Efraim, RAINER JR., R. Kelly. Administração de Tecnologia da Informação. 3ª Edição.